打ち合わせが上手くいく5つの道具

1年ほど前から仕事中に打ち合わせをしている時間をとても多く感じるようになりました。そして、その打ち合わせが上手くいったのかどうかも気になるようになりました。

打ち合わせが上手くいくと、打ち合わせた事について成果が上がると感じます。その反対に、成果が上がらないものは打ち合わせが上手くいかなかったと判断し、改善策をその後の打ち合わせに反映させるようにしてます。

これを繰り返してたら、最近は打ち合わせが上手くいくようになりました。今日は自分の打ち合わせが上手くいく5つの道具を紹介したいと思います。

• 白紙（A4のコピー用紙など）
• 筆記用具（シャーペン、蛍光ペン、３色ボールペン）
• ポストイット（正方形のもの）
• カレンダー
• 腕時計

以上が私の打ち合わせが上手くいく5つの道具です。次はこれらの道具をどうつかっているのか、まとめてみました。

白紙（A4のコピー用紙など）

メモ帳やノートではなく、どんな風にでも自由気ままに利用できる白紙をいつも持ち歩くようにしてます。コピー用紙じゃ用紙代が勿体ないと思われる方はヤレ紙などを利用すると良いと思いますが、客先などで利用する際に他社の情報や紛らわしい内容が記載されてないかと気にするのが面倒なので私はまっさらなA4のコピー用紙を利用します。

この白紙には必要に応じて、打ち合わせ内容のメモ、まとめ、概略図、検討事項などを書きます。打ち合わせた内容をメンバー全員で認識し、その認識にズレが無いか、確認をとるために利用します。

筆記用具（シャーペン、蛍光ペン、3色ボールペン）

打ち合わせた内容を紙に記すことによって、注意点や重要事項が明確になることがよくあります。そんな時は蛍光ペンや赤や青のボールペンを使って情報を視覚的にも整理します。

私は持ち運ぶことを考慮して上記３種にしていますが、かばんに余裕があれば色鉛筆一式持ち運ぶのもいいと思います。

ポストイット（正方形のもの）

打ち合わせをしていると、条件によって答えが異なる内容も多々あると思います。条件をわかりやすく整理するために私はポストイットを利用します。たとえば、条件A「～」、条件B「～」、C条件「～」と書いたポストイット用意し、フロー図や条件分岐を書いた紙の上に載せて検証を行うと…といった感じです。

私は75mm四方のポストイットをよく利用します。

カレンダー

上記の道具をつかって打ち合わせを進めていくと、検討事項や問題点がいくつか出てくると思います。それらをいつまでに解決させるのかを極力その場で決めるようにします。その時に便利なのがカレンダーです。

最近、あらかじめ自分の予定をいれたカレンダーをコピーして持ち歩くのが良いと友人にアドバイスをもらいました。繁忙期だとすべての予定を記憶しているのは難しいので便利だと思いました。相手を選ぶ必要がありますが、今後試します。

腕時計

打ち合わせを始める時、必ず時間を確認します。打ち合わせを始めて、5分から10分たっても大した進展がない場合はその打ち合わせは延期します。客先でも基本的にはこの方針ですが、私の方で話を進められる状況に誘導するので打ち合わせの延期は滅多にありません。

腕時計が便利なのは客先でも時間を確認するのが容易になるからです。

これらの道具があると、打ち合わせた内容をメンバーで共通の問題として認識することができ、課題や検討事項を明確にし、解決に向けて期限を定めて取り組むことができます。

人は明確な課題と適度な期限が設定されるとそれをクリアするために頑張れるようです。結果、成果が上がり、打ち合わせが上手くいく（いった）事になります。私は打ち合わせを行うときはこのことを念頭において取り組んでいます。

この道具は客先で急きょ発生した打ち合わせにも大変有効です。お客との打ち合わせの後はパワーポイントのデータで打ち合わせ内容を議事録代わりに作成してお客に渡すことが多いのですが、上記の道具を利用して出来上がった資料があるとパワーポイントデータ作成作業が相当はかどります。

最後に、長くなりましたが上記の方法はあくまでもひとつの方法論です。私自身これからもいろいろとよさそうな道具だったりアイデアを取り入れていくつもりです。