段取り

最近は客先での打ち合わせが多くなった。以前ならcheckpadで問題なかったが、PCがない外出先だと手軽に書き込めないのが難点に。

ここら辺で新たなToDoリストの付け方としてGmailを利用することにした。

以下、手順をまとめた。

携帯やPCからGmail宛にToDo項目を送る

この時、Gmailでもともと使っているアドレスに別のToDo用メールアカウントを追加（例：[アカウント名]+todo@gmail.com）して、ToDo項目はすべてこのToDo用メールアドレスに送ることにした。

フィルタの設定でラベルを付ける

フィルタで上記のToDo用メールアドレスに届いたメールは

• 受信トレイをスキップ
• ラベル “ToDo” を付ける

上記アクションを設定した。これでGmailの設定は完了。

ToDoリストの完成

ラベル “ToDo” をチェックすると自分の送ったToDo項目がリストで確認できる。

Firefoxに拡張機能「Gmail Notifier」を入れる

ブラウザから簡単にGmailにアクセスできるようにGmail Notifierを入れる。

受信トレイをスキップし、ラベル付けしたメールの受信件数を確認する場合はGmail Notifierの設定で”未読メールのみを通知する”のチェックを外す。（初期設定だとチェックが付いてる）

今回のToDoリストの付け方を試してみると

手軽に書き込める

お客さんの目の前では流石に難しいが1分も有ればPHSからでもGmailにアクセスしてToDo項目を送信できる。

確認しやすい

何件か打ち合わせを終えて職場に戻ったとしても、自分のPCのブラウザ（Gmail Notifierが入ったFirefox）さえ起動すればやることを思い出せる。

続けられる

ToDoリスト閲覧のためだけにGmailを使うのであれば続かない可能性もありうるが、自分の場合はGmailを何かと使っている。よって、自然とToDoリストのチェックも行いやすい。

等のメリットがあり、現状では最適と感じてる。

あと、期日が確定してるようなToDo項目はGoogle Calendarを利用して、リマインダをPC用メールアドレス、モバイル用メールアドレスそれぞれに送るようにし、必要に応じ、受信した際にそのままGmailにToDo項目として転送するようにした。

参考にしたサイト

• Gmailを活用したToDo管理
• [MISC]長続きするToDo管理が見当たらないので、GmailでToDo管理

最後に…

勤務時間のほとんどを社内、自分のPCの前で過ごせるなら、やはりcheckpadが便利だと思う。

サイト制作で最初の企画立案段階でもたつかないようにするには最初の打ち合わせが重要になると思います。また、最初の打ち合わせで依頼者の要望、制限事項を押さえておくことで、想定外のトラブルへの対処方法も検討しやすくなると思います。

以上のことから最初の打ち合わせで、依頼者から聞いておきたいことをまとめてみました。

発注に至った経緯や現状の話から「やりたいこと」を聞く

積極的な依頼者だと提案依頼書をいただくこともありますが、そういったことはとても稀です。そこで、以下のように依頼者との会話から依頼者が「やりたいこと」を聞き出します。

• 「社名が変わりました」→ドメインの変更？
• 「簡単な更新は自社で行いたい」→CMSツール導入？
• 「ロゴやパンフレットを一新した」→サイトデザインの変更？

このときは、不満でも夢でも何でも聞きます。「やりたいこと」を具体的に聞こうとすると大変ですが、思いつくことを気楽にしゃべってもらい、それに合致しそうな要件をこちらか伝えるという形を続けると依頼者もやる気が出てくるようです。

サイト公開日や予算から「制限事項」を聞く

さて、「やりたいこと」を聞いたつぎはサイト公開日や予算から「制限事項」を聞き出します。自分はつぎの3点を聞くようにしてます。

• サイト公開日の希望日（wish）と絶対期日（must）
• サイトを特に見てもらいたいユーザー層
• 公開後の運用体制

サイト公開日についてはかならず希望日（wish）と絶対期日（must）を聞きます。なぜ絶対期日があるのかも教えてもらえる範囲でいいので、しっかり聞きます。また、この時の依頼者の反応を覚えておきます。

ホームページだと世界中に情報を発信できるとよく言われます。確かにそうかもしれませんが、自分たちのメッセージを誰に届けるかがハッキリしてないと結局は一方通行になりますよね。具体的なユーザー層がなかったとしても、大まかでも構わないので、聞くようにます。

公開後の運用体制も重要です。大がかりなシステムを導入したけど、依頼者側で運用体制が整えられず、ズルズルと更新管理をサービスでやり始めるなんてことになったらシャレになりませんよね。

「やりたいこと」と「制限事項」を簡単にまとめて、依頼者の確認を取る

打ち合わせの終わりには、もういちどその時の打ち合わせ内容を簡単に振り返ります。自分は紙にメモをとり、その内容を依頼者と振り返りながらしゃべることが多いです。ここの反応具合で依頼者の最優先事項も改めて確認できます。

その他に可能そうだったら…

• 依頼者が良いと思っているサイトを聞く
• 現状のアクセス解析資料があればもらう

こんなところです。

長くなりましたが、こんな具合で「やりたいこと」と「制限事項」を聞き出し、これをもとにサイト制作規模をつかみ、企画立案に進めています。実は、ここで書いて気がついたのですが、自分がもうひとつ重要だと感じているのは依頼者と問題を認識し、共有すること、つまり「依頼者の心をつかむ」ってことですね。ここを忘れないようにいろんな方法論に取り組んでいきたいと思います。